不動産売却で必要な書類「告知書」とは？記載時の注意点についても解説

不動産売却では、売主が「告知書（物件状況報告書）」を作成して、物件の状況を買主へ伝える必要があります。
告知書は、売主と買主とのトラブル防止などの重要な役割を持つため、売却前にはできるだけ作成しておくようにしましょう。
そこで、不動産売却に必要な告知書とは何か、また告知書は誰が記載するのか注意点とともに解説します。
川越市、鶴ヶ島市、坂戸市で不動産売却をご検討中の方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

不動産売却に必要な告知書とは？

不動産売却では「告知書」という書類が必要になります。
そこで、告知書とはどのような書類なのか、また告知書を作成する目的を解説します。

告知書とは

告知書は物件状況報告書とも呼ばれ、不動産売却をおこなう際に、売主が買主に対して売却予定の物件の状況を説明する書類のことです。
簡単にいえば、売主が把握している瑕疵を買主へ伝えるための書面です。
告知書には、現在の瑕疵、過去の瑕疵、未来の瑕疵のすべてを記載する必要があります。
現在発生している瑕疵だけでなく、過去にどのような工事をおこなったのかなども記載します。
また、将来起こりうる瑕疵がわかっている場合には、その影響についても記載しておきましょう。
たとえば、近隣の建築計画や騒音、においなど、今後物件に影響を及ぼす事柄についてです。
告知書で記載が必要な瑕疵
告知書では、物件の不具合などの物理的瑕疵だけでなく、事故や自殺、事件などの心理的瑕疵の記載も必要です。
また、嫌悪感を感じるであろう施設があるなど環境的瑕疵も記載します。

告知書の目的

告知書が不動産売却で必要な理由は、トラブルや将来の紛争を防止するためです。
国土交通省では、建物の過去の履歴や隠れた瑕疵など、所有者や売主にしかわからない事項について「告知書」を提出し、将来の紛争の防止に役立てることが望ましいとしています。
また、告知書は契約不適合責任にまつわるトラブルを回避するための重要な書類でもあります。
契約不適合責任は、契約書の内容と不適合であった場合に、売主が買主に対して負う責任のことです。
契約不適合責任に問われれば、補修を求められたり、場合によっては契約解除もしくは損害賠償を請求される可能性があります。
このようなリスクを避けるためにも、告知書には知っていることをすべて隠さず記載することが重要です。
一方で、告知書には物件の印象をアップさせる役割も果たします。
たとえば、過去に実施した修繕やリフォームを記載すれば、適切に管理していたことを証明できるでしょう。
また、シロアリの予防工事をおこなっている場合も、告知書に記載しておけばプラスになります。

不動産売却で必要な告知書は誰が記載するべき？

不動産売却では告知書が重要であることがわかったところで、そもそも誰が記載するのが正しいのでしょうか。
ここでは、告知書を記載するのは誰が相応しいのか、また告知書の作成義務についても解説します。

告知書は誰が記載する？

結論からいえば、告知書は売主本人が記載します。
なぜなら、物件の状態をもっとも把握しているのは売主本人だからです。
なかには、不動産会社へ任せる方もいらっしゃいますが、望ましいものではありません。
過去の履歴や物件の状態は、第三者である不動産会社が判断できないからです。
そのため、告知書は売主の責任で記載していただくのが、もっとも相応しいと言えるでしょう。

告知書にはひな形が用意されている

告知書を作成する際は、ひな形が用意されているケースがほとんどです。
決まった様式があるわけではありませんが、一般的には不動産会社が用意しているひな形を用いて作成していきます。
また、不動産会社が記載することを防止するために、紙で渡されることが多いです。

告知書に記載する事項

告知書には、一般的に以下の内容を記載する項目があります。
土地関係
境界確定の状況、地盤沈下・軟弱、土壌汚染調査などを記載します。
また、周辺の土地の過去および現在の利用状況なども記載してください。
建物関係
シロアリ被害、雨漏り、建物の瑕疵、住宅性能評価などの状況、給排水施設の故障・漏水、増改築など建物に関することを記載します。
また、過去に修繕やリフォームなどをおこなった場合もその旨を記載しましょう。
周辺環境
近隣の建築計画、振動・騒音・臭気、電波障害、浸水などの被害、事故・事件、火災など周辺環境についても記載する必要があります。
該当するものがある場合は、状況を詳しく記載しましょう。
その他
上記の項目以外に、売主から買主へ引き継ぐべき事項があれば記載する必要があります。

過去の修繕履歴など不明な場合

告知書を記載する際に、過去のことでわからない・覚えていないケースもあるでしょう。
そのような場合は、可能な限り調査をして記載することをおすすめします。
過去の補修履歴がわからない場合は、工事完了報告書や契約書、図面、請求書、領収書など工事のことがわかる書類を探してみましょう。
また、物件管理を依頼していた場合は、管理会社に問い合わせてみるなどして可能な限り調査して記載します。

不動産売却で必要な告知書を記載する際の注意点

最後に告知書を記載する際の注意点を3つ解説します。

注意点1：買主の立場で記載する

告知書を記載する際にもっとも大切なことは、買主の立場になって記載することです。
売主にとっては、些細なことでも、買主にとっては大きな問題である可能性があります。
どんな小さなことでも記載してあれば、買主は安心して購入することができます。
また、すべてを記載しておけばトラブルの回避にもつながるため、売却に不利になりそうなことがあっても隠さずに記載しておきましょう。

注意点②販売開始前には作成しておく

告知書は不動産の販売開始前までには、できるだけ作成しておくようにしましょう。
販売開始前までに用意しておけば、内覧時に買主に物件の状態をスムーズに説明することが可能です。
また、告知書に記載しようとしてもすぐに思い出せるわけではありません。
短時間で記載しようとすれば、書き漏れや書き間違いのリスクが生じます。
そのため、余裕を持って記載を始め、内容を充実したものに仕上げましょう。

注意点③対応状況も忘れずに記載しておく

土地や建物に欠陥があった場合は、欠陥の有無の記載だけでなく対応状況まで詳細に記載しておくことが大切です。
欠陥があったとしても、どのような対応をして現在はどのような状態なのかが記載されていれば、買主は詳細を把握でき対応が必要かどうかが判断できます。
たとえば、雨漏りが過去にあったとしても、修理済みでそれ以降発生していないことがわかれば、納得して物件を購入できます。
スムーズに不動産売却を進めるためにも、対応状況や時期の記載も忘れないようにしましょう。
また、記載内容について不明点がある場合は、依頼元の不動産会社へ相談しながら進めることをおすすめします。

まとめ

不動産売却では、売主本人が告知書を記載して買主へ物件の状況を正確に伝えることが大切です。
瑕疵があるにもかかわらず告知しない場合は、契約不適合責任やトラブルに発展する可能性があるため注意が必要です。
また、告知書は販売開始前に作成しておくとスムーズに売却を進めることができるでしょう。
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